П’ять смс-звичок, які дико дратують колег і не прийнятні в роботі.

Нас в редакції україночок, до речі, теж дратує нехтування діловим смс-етикетом деякими колегами, партнерами, замовниками. Але ми не знали, як ввічливо про це сказати, а тепер просто розішлемо всім ці правила листування у месенджерах, які підготували освітня платформа LABA разом з фахівчинею з етикету і моделювання поведінки Анною Чаплигіною.

Спершу напишіть, а не телефонуйте
Згадайте, коли вам востаннє телефонувала подруга, щоб запросити на каву? Швидше за все, вона напише в месенджер. Але в робочих комунікаціях цим правилом нехтують і, часто буває, телефонують з найменшого приводу: «Слухай, я придумав, як вирішити проблему із закупівлями. Дзвоню, щоб не забути». Людина чинить так, як їй зручно. Але не думає, чи зручно співрозмовнику, а цілком ймовірно, що тому зараз не до закупівель.
Запам'ятовуємо: телефонуйте лише у разі, якщо ви заздалегідь обумовили, що дзвінок зручніший. Раптові дзвінки без «гарячого» приводу – табу. Якщо справді є нагальна потреба, то теж краще спершу написати й уточнити, чи готовий співрозмовник зараз розмовляти.

Не розтягуйте думку на п'ять повідомлень
«Привіт – прийшла Марина – та, що з відділу продажів – каже, у них проблеми з твоїм клієнтом – коли будеш в офісі?». Це шматки одного повідомлення, розкидані на п'ять поспіль. Може, вам так легше писати, але адресату – гірше сприймати. Самі уявляєте, як це: отримуєш повідомлення, відкриваєш, а там – «привіт» і «...typing». Далі доводиться чекати ще енну кількість повідомлень, щоб зрозуміти суть. По-перше, це забирає час. По-друге – напружує.
Запам'ятовуємо: пишіть раз, коротко і по суті. Уявіть, що відправляєте в море пляшку з безлюдного острова, так і в робочих комунікаціях: сформулюйте думку і відправте одним повідомленням. В кінці можна спокійно уточнити: «якщо потрібно поговорити – я готова».

не відправляйте людям нічого в неробочий час

Не спамте голосовими повідомленнями
Кажуть, голосові повідомлення придумав хлопець, якого постійно скрінили. Жарти жартами, але аудіоповідомлення справді недоречні по роботі. Уявіть, що спілкуєтеся з колегою щодо певного проекту. Просите уточнити деякі деталі, а він надиктовує свої роздуми. Доводиться слухати при всіх або одягати навушники – вже незручно.
Запам'ятовуємо популярну інструкцію «Як зрозуміти, чи відправляти голосове повідомлення?». В ній одне питання: вам відірвало руки? Ні? Тоді пишіть. Голосові повідомлення прийнятні в тому разі, якщо ви домовилися про такий формат. Ну або колегам терміново потрібна інформація від вас і єдиний швидкий спосіб її передати – надиктувати.

Не пишіть у неробочий час
Логіка багатьох відправників така: напишу зараз пізно вночі (у вихідний, о 6.00 ранку), а людина в робочий час подивиться. Але ж не можна бути певними, що так і буде. Часто людина дивиться повідомлення одразу, якщо в ньому немає нічого термінового, відкладає, але подумки все одно вже "залишається" з вами у робочих питаннях.
Запам'ятовуємо: якщо домовилися списатися після роботи – тоді це номально, інакше не відправляйте людям нічого в неробочий час. Відмовка «подивиться, коли зможе» не працює. Відповідальні люди дивляться і відволікаються від своїх справ. Скористайтеся краще функцією відкладеної відправки листів – вона вже є в gmail.

Не кидайте лінк без усіляких пояснень
Через шалену завантаженість це зараз часта практика. Потрібно щось зробити – людина кидає колезі лінк і чекає, що той сам розбереться. Але розбиратися – це додатковий час. Виходить, відправляючи лінк без пояснення, ви економите свій час, але забираєте його у співрозмовника. Нешанобливо.
Запам'ятовуємо: просто так кидати посилання – неправильно. Так ви змушуєте людину робити зайві рухи: самостійно розбиратися або питати у вас, що з цим зробити. Пояснюйте відразу, навіщо відправили лінк і що хочете від людини після його перегляду.

У будь якому разі, завжди треба чинити так, як хочеш, щоб чинили з тобою – у месенджерному спілкуванні теж. Відтепер жодних аудіоповідомлень, хоча раніше, зізнаємося, інколи ними теж грішили:)

Новини партнерів